I pigri sono più efficienti degli affaccendati
2 lezioni sulla produttività e 4 tipi di appunti che ci permettono di creare qualsiasi cosa a partire dal nostro sistema fidato.
La settimana scorsa ti ho proposto di prendere un taccuino e un'agenda tascabile per segnarti tutto quello che ti passa per la testa.
L'idea di base è quella di costruire per se stessi un 'sistema fidato'. O meglio, un 'contenitore fidato', per cominciare. Non corriamo troppo veloci!
Qualcuno mi ha mandato la foto di un taccuino scarabocchiato, altri uno screenshot del proprio calendario sullo smartphone. Bene!
Personalmente preferisco il digitale, ma avremo modo di parlarne quando entreremo nel dettaglio del 'sistema fidato' che utilizzo.
Due lezioni importanti sulla produttività
Lavorando per tanti anni nella pre-produzione cinematografica, in editoria e nel marketing ho scoperto diverse cose inconfessabili su di me, specialmente in ambienti frenetici e iperattivi come quelli nei quali sono capitato.
Grazie a una di queste, in particolare, ho imparato due lezioni fondamentali sulla produttività.
Lezione n.1: se sei pigro, sei più portato di altri a essere efficiente
Ecco la mia verità: sono pigro. Lo ammetto. E non è sempre una colpa!
I pigri sono per natura inclini a ottimizzare il loro tempo. Non lo sappiamo, ma nel momento in cui ne diventiamo consapevoli - BUM! - tutto cambia e la pigrizia diventa un super-potere.
Noi pigri riusciamo a vedere la strada più semplice per arrivare al traguardo. Non ci affanniamo per fare quella più veloce e nemmeno ci umiliamo per fare quella meno costosa. Stiamo nel mezzo, evitiamo gli sforzi inutili con inventiva. Applichiamo metodi diversi e ci rimane sempre una manciata di energia in tasca.
Lezione n.2: la creatività è il seme, la produttività è il fiore
Nella sfera personale, creatività e produttività sono la stessa cosa. Non si possono separare, non siamo robot fatti per eseguire.
Per questo mi piace ricordare (e ricordarmi) che se non l'hai scritto l'hai soltanto pensato... ma c'è di più:
se l'hai scritto stai cominciando a realizzarlo!
Chiariamoci. Se scriviamo che vogliamo guadagnare il triplo rispetto all'anno scorso questo non accadrà per magia, così come l'idea per un romanzo non diventerà un best-seller nottetempo.
Le parole sono la colla che attacca alla realtà i nostri pensieri.
Grazie alla semplice azione di scrivere, i pensieri non fuggono più, smettono di ossessionarci come fantasmi e rimangono lì dove li mettiamo affinché possiamo tornarci sopra e lavorarci.
In questi termini, le parole sono tutt'altro che parole magiche: sono parole pratiche. Scrivere diventa progettare!
4 tipi di appunti che possiamo prendere nel nostro sistema fidato
Fino adesso abbiamo parlato del perché e del quando appuntarci cose nel nostro calendario e nel nostro taccuino.
Perché funziona e ogni volta che ci viene in mente qualche cosa.
È giusto provare a rispondere anche ad altre due domande fondamentali, ovvero: scrivere cosa? Scrivere come?
Abbiamo detto che gli appuntamenti li possiamo appuntare nel calendario, ma cosa dobbiamo scrivere nel nostro taccuino?
Se hai fatto l'esercizio durante questa settimana, l'avrai scoperto da solo. Guarda bene.
Esistono solo altri tre tipi di appunti, oltre agli eventi del calendario:
le cose da fare
i progetti
le annotazioni.
Le cose da fare o azioni, sono conosciuti anche come to-do, task o action items. Non è difficile immaginare di che si tratti. Potrei, per esempio appuntarmi:
rispondi alla mail dell'avvocato,
lava l'auto sabato mattina,
compra DHAKA JAAR per la serata giochi.
Le azioni sono la rappresentazione scritta di qualcosa da realizzare.
I progetti invece sono cose da fare complesse, composte a loro volta da un insieme di azioni. Questi portano alla realizzazione di un obiettivo specifico che è di solito chiaro dall'inizio e rappresentato dal nome del progetto stesso.
Per esempio:
nuovo romanzo 'La Morte e Miracoli',
menù della cena di anniversario,
ristrutturazione del garage.
I progetti cominciano e finiscono in un periodo di tempo dato, hanno dunque una durata e solitamente devono chiudersi entro una scadenza specifica.
Alcune azioni e alcuni progetti, tuttavia, possono essere senza scadenza e altri possono essere ricorrenti.
Per ricorrenti intendo azioni e progetti che si ripropongono uguali a se stessi periodicamente, in questo caso possiamo considerarli abitudini se si tratta di azioni (per esempio: medita una volta al giorno) o una vera e propria 'lista di controllo', se si tratta di progetti. Potrei avere bisogno di una lista di controllo per ogni nuova newsletter, per ogni revisione di sceneggiatura, per ogni romanzo, ecc.
Le liste di azioni sono una rappresentazione scritta dei singoli passaggi che servono per realizzare un progetto. Non ci crederai, ma sono uno degli strumenti più importanti che ha portato l’Uomo sulla Luna (sì, ci siamo stati) e che ha ridotto sensibilmente gli incidenti mortali nelle sale operatorie.
Le annotazioni sono informazioni di qualsiasi tipo. Idee, riflessioni, materiale informativo che ci serve per svolgere un'azione, un progetto o un appuntamenti; appunti su una lezione, un articolo, un libro, un film, ecc. Insomma tutto quello che scriviamo e che vogliamo ricordarci, riutilizzare, rielaborare successivamente. Persino frammenti di narrativa che ci decidiamo di scrivere, scambi di battute fra personaggi, campagne di copywriting. Le annotazioni sono i mattoni con cui costruiamo nuovi piani alla nostra conoscenza.
Scrivere è cominciare
Per scrivere un romanzo - che rientra nella categoria dei progetti, - ci serve riconoscere questi tipi di appunti e ci serve farlo molto prima di cominciare la stesura!
Lo stesso vale per la buona programmazione e realizzazione del tuo blog, per il progetto del tuo canale YouTube, per una campagna promozionale che ti ha richiesto un cliente, per il piano di studi dell'Università...
In questi articoli mi concentro soprattutto sul cosiddetto knowledge work, ma questo metodo si può applicare a tutta la tua vita, dall'acquisto della nuova auto, all'organizzazione della festa di compleanno di tuo figlio.
È facile, lo sai già: BASTA SCRIVERE.
Prova a riconoscere tra le cose che hai appuntato la settimana scorsa i diversi tipi di appunti:
progetti,
azioni,
conoscenza,
e ovviamente gli appuntamenti.
Ti aspetto tra le righe!